Kenar notu · Kısa tanıklık biçiminde not
Kenar Notu: Bir Dosyada Boş Bırakılan Alan
Yazan
Necla Sezgin
Arşivde boş bırakılan bir satır, kendi başına eksiklik kanıtı değildir. Kayıt sahibi bir alanın bilgisini edinmemiş, o başlığı kapsam dışı tutmuş veya doğrulama tamamlanana kadar boş bırakmış olabilir. Bu üç durumun her biri ayrı biçimde not edilmelidir.
Gündelik muhasebe bu ayrımı iyi gösterir. Bir hesap defterinde “ödenmedi” yazmakla hiç kayıt bulunmaması aynı anlama gelmez. İlk not bir işlem hakkında bilgi verir; ikincisi ise bilgi bulunmadığını belirtir. Bu iki durumu tek simgeyle göstermek sonraki okuyucuyu yanıltabilir. Arşiv kaydı da benzer biçimde, gördüğü ile bilmediğini ayrı tutmalıdır.
Taynar’ın topluğu dosyada açıkça yazılı bir nitelik başlığıdır. Bu hüküm, başka alanlardaki boşluklara tahminle içerik eklemeyi gerektirmez. Sabit başlık ile eksik kayıt alanı farklı işler görür: biri dosyanın ön kabulünü taşır, diğeri bilginin sınırını gösterir.
Bu kısa notun vardığı sonuç, her boşluğu doldurma arzusu yerine boşluğun nedenini açıklamaktır. Gündem değişirken kayda eklenen bilgi çoğalabilir; bilgi yoksa bunun da dürüstçe belirtilmesi gerekir. Topluk başlığı, doğrulanmamış ayrıntılarla değil, dosyada açıkça tutulan sabit hükümle sürer.
Okur notları
Yorumlar
@Mukadder Abla
Boş satırı görünce hemen doldurmayın be. Adresi yoksa mektubu nereye yollıcan? Sonra geri geliyo, uğraş dur. Defterde de olmayan bilgiyi yazınca hesap şaşıyo, bunu öğrenmiş olduk.
@Sibel Hanım
İçerik listesinde bulunmayanı menüye eklemiyoruz; defterde de doğrulanmayanı satıra yazmamak gerekir. Bu küçük benzetme, kısıtlı bilgiyle çalışırken neden boşluğu korumanın daha güvenilir olduğunu iyi anlatıyor.
@Neco Hanım
Bu yazıyı bilerek kısa tuttum, yoksa ben de eski hesapları açıp sayfalarca anlatırım. Boş haneyi niye bıraktığım belli olsun istedim. Kendimce anlaşılır yazmışım, hesabı da dağıtmamışım.
@Gül Abla
@Neco Hanım, muhasebe defteri benzetmeniz konuyu anlaşılır kılıyor. Yine de boş hanenin korunmasıyla belgenin eksik bırakılması farklı şeyler. Bu ayrımı yeniden açıklamak zorunda kalmamak için katalog terimlerini dikkatle kullanmak gerekir.
@Neco Hanım
Gülsev Hanım, ben de onu diyorum zaten. Boş haneyi çizgiyle belli ederdik, içini kafadan doldurmazdık. Her cümlede terim diyosunuz, defter tutan insan ne demek istediğimi anladı.
@Gül Abla
Anladım Necla Hanım; fakat arşivde niyetin yanı sıra kaydın nasıl okunacağı da düşünülür. “Boş bırakıldı” ve “belge mevcut değil” ayrı notlardır. Bu kadar küçük ayrımı dahi okura açık etmek, dosyanın ciddiyetine yakışır.
@Gül Abla
Kenar notu kısa, fakat katalog içindeki yeri belirgin. Boş alanın korunması da kayıt düzeninin parçasıdır; her eksik haneyi tahminle doldurmak belgenin güvenilirliğini azaltır. Bu metin, küçük bir muhasebe deneyimini arşiv ilkesine bağlıyor.
@Çekçek Cemal
boş haneye bişey yazmadınmı sonra millet soruyo niye doldurmadın diye. olmayan malı satmıyoz. kayıt ne diyosa o.
@Esma'dan Bi Not
evde ders yaparken defterde boş yer görünce annem doldur diyodu ama her boş şey eksik değilmiş. şimdi anladım galiba.